工作進程溝通,是在管理者與被管理者之間就
靜態混合器崗位職責履行情況和工作指令執行情況進行的溝通。其目的在于讓領導主管及時了解工作的進程,并及時把握工作過程中出現的問題,以及時提供指導,保證工作按事先的計劃和目標要求完成。
為了保證混合器企業組織運行的每一項工作、每一個活動都處于受控狀態,而不是僅僅在不良結果發生之后再追究責任,這就必須強化工作進程的溝通管理。工作進程溝通的目的有以下三點。
(1)保證領導能及時準確地了解工作進程情況以及存在的問題,以便能及時采取措施。
(2)使具體工作的承擔主體有機會及時獲得領導的指導和支持。
(3)對工作進程實施控制,以使各方面的工作能相互配合和協調。
這種溝通的內容包括兩個方面:一方面是領導聽取回報,另一方面是下屬匯報工作。下面分別就其具體要求進行分析、討論和界定。
1.領導聽取回報溝通
領導聽取回報溝通管理的具體要求主要有以下十個方面。
(1)聽取匯報必須有事先的時間、地點約定,以便讓下屬有充分的時間進行工作匯報準備。
(2)必須高度關注下屬的工作匯報表達并細心傾聽,以讓下屬感到自己以及自己所承擔的工作被領導所重視。
(3)必須通過傾聽發現下屬工作進程中可能隱藏的問題。在一般情況下,人們都會報喜不報憂,傾向于淡化自己在工作中的失誤,盡量把問題縮小而夸大所取得的成績。通過傾聽可有助于發現下屬不愿意暴露的問題。
(4)盡可能少插話,但必須通過非語言的表達進行鼓勵,讓下屬系統完整地進行匯報,以防止下屬揣摩領導主管的意見傾向后,有選擇地匯報,致使你不能獲得全面、準確的信息。
(5)必須適時地誘導下屬對匯報內容進行取舍,讓下屬抓住重點和要點,使匯報簡明扼要。當下屬有離題的多余話時,可通過手勢或暗示讓對方簡化表達,回到正題上來。
(6)下屬把工作匯報完畢后,必須當場作出評價。該肯定的必須即時予以肯定,對于存在的差距需要下一步改進努力的,也必須即時指出其差距的內容和程度。
(7)評價下屬的工作必須以正面肯定為主,并讓下屬明白沒有肯定的內容,也就是還存在差距,需要努力進一步做好的地方。
(8)評價下屬的工作,在表達上要區別對待。例如對于有些死心眼的人,工作的不足之處就必須明確指出來,以免引起誤解。
(9)如果下屬的工作問題較大,只要沒有換“將"的安排,就必須在指出問題的同時,找出可以肯定的地方,給予充分的肯定和鼓勵,以提升和穩定下屬改進工作,最終保證預期效果的信心和決心。尤其要避免過多的指責,造成下屬的信心喪失和抵觸情緒的產生。
(10)聽取匯報的形式不必太局限于形式,能在混合器生產車間進行討論溝通的必須在
混合器生產車間進行。
2.下屬匯報工作溝通
下屬匯報工作溝通管理的具體要求主要有以下八個方面。
(1)匯報前要做好準備,不僅必須有完整的工作匯報提綱,并且要準備好重大事實的見證材料。有條件的還必須準備好投影展示資料,以使匯報直觀、簡明。
(2)匯報的內容必須與領導的指令、計劃目標對應,避免文不對題,浪費領導的時間。
(3)要從領導的角度來分析評價自己所承擔工作的貫徹落實進展情況,并簡潔地說明一下工作進程的客觀背景。但必須注意,既不能自以為是,也不能過分強調工作進展不理想的客觀原因。
(4)要關注領導的期望。對于領導所關注的內容,必須作為重點進行詳細匯報。
(5)要避免單向的信息傳遞。一個方面的工作匯報完畢,或者整個工作匯報完畢,都要主動地尋求反饋,讓領導確認對匯報內容的理解并提出評價和指導意見。
(6)對于工作過程和結果,必須用事實、事例和數據說話,以保證匯報陳述的客觀和準確,不得用抽象的形容詞進行修飾。
(7)匯報表達要謙虛、誠懇,并適當地就領導工作指令和指導的正確性進行正面評價,把工作成果歸功于領導。尤其不要突出個人,自我標榜,以免引起領導的反感。
(8)對領導做出的績效考核有不明白之處,必須復述后讓領導確認,以獲知領導評價的真實意思。